In Zusammenarbeit mit der Softpro GmbH, einer der weltweit führenden Anbieter von Software und Services für Signaturverifizierung, Betrugsprävention und elektronischer Signatur hat die Audatex ein System für das Ausfüllen und Signieren elektronischer Dokumente entwickelt.
Die persönliche Unterschrift ist im Geschäftsleben immer noch unverzichtbar. Sie ist die einfachste Art, aktiv eine Willenserklärung abzugeben. Heute sind aber auch elektronische Bearbeitungsprozesse aus dem Geschäftsleben nicht mehr wegzudenken. Dokumente werden elektronisch erstellt, weitergeleitet und archiviert. Somit besteht auch die Notwendigkeit die persönliche Unterschrift rechtssicher zu digitalisieren und fälschungssicher in elektronische Prozesse einzubinden. Im C@risma und AudaCar II ermöglicht dies ein durchgängig elektronischer Prozess ohne „Zettelwirtschaft“.
Auftragspapiere (Sicherungsabtretung, RKÜ, Brief, Lieferschein und auch Auftragsbestätigung /-abschluss) können vom Kunden elektronisch unterschreiben werden – digital zertifiziert und sicher! Diese Dokumente werden dann automatisch in der Dokumenten-Verwaltung (notwendiges Modul) archiviert und sind jederzeit wieder aufrufbar.
Hierzu wird das Signatur-Pad STU-530 von Wacom benötigt.
Die Vorteile auf einen Blick
- Auftragspapiere brauchen nicht ausgedruckt und anschließend sortiert, geordnet und abgeheftet werden
- die vom Kunden geleistete Unterschrift ist digital zertifiziert und sicher
- alle unterschriebenen Dokumente sind jederzeit wieder aufrufbar und können sofort weiter verarbeitet werden (z.B. Versand per e-mail oder AudaNet)
- Ausdrucken und umständliches Einscannen der zu unterschreibenden Dokumente entfällt
Installation
Über das Menü Hilfe -> Setup-Programme -> SOFTPRO wird die notwendige Software (Standard Windows-Installation) installiert.
Vorgehensweise im C@risma bzw. AudaCar II:
Auf dem Reiter Drucken wir wie gewohnt das entsprechende Dokument ausgewählt und der Knopf Signieren (anstatt Drucken) angeklickt. Am Arbeitsplatz erscheint das zu unterschreibende Dokument mit den Feldern, die unterschrieben werden müssen.
Ein Klick auf das entsprechende, violett dargestellte Feld leitet den Vorgang an das Unterschriften-Pad weiter und der Kunde unterschreibt. Dabei sieht er welches Dokument unterschrieben wird (in unserem Beispiel eine Reparaturkosten-Übernahmebestätigung) und welche Unterschrift er leistet. Dieses wird abschließend mit OK bestätigt.
Das Dokument wird dann nach Bestätigung in der Dokumentenverwaltung mit Datum und Uhrzeit der Unterschrift hinterlegt.
Eine Liste der unterstützten Unterschriftenpads finden sie hier.