In diesem Beitrag wird die Annahme einer elektronischen Beauftragung und der elektronische Versand eines Kostenvoranschlages / einer Rechnung mit C@risma zu dieser Beauftragung beschrieben.
Beauftragung
Ist im C@risma-Menü unter Fenster → AudaNet-Posteingang überwachen und Fenster → AudaPost Nachrichten aktiviert, erscheint automatisch eine Nachricht, die auf einen neuen Vorgang hinweist:
Per Klick auf AudaNet-Posteingang anzeigen wird AudaNet im Browser aufgerufen and angezeigt.
Ein manueller Aufruf ist jederzeit aus dem C@rism-Menü heraus über Module → AudaPadWeb → AudaPadWeb Posteingang möglich. In dem sich öffnenden Fenster wird die entsprechende Beauftragung per Daumen-hoch-Symbol angenommen:
Anschließend wird der Vorgang in einem Pop-Up-Fenster angenommen und das AudaNet-Browser-Fenster mit dem X in der rechten oberen Ecke geschlossen. Zurück im C@risma wird der soeben angenommene Fall gelistet und mit dem Knopf Schadenakte herunterladen als Auftrag in C@risma angelegt:
Da evtl. ein Auftrag im C@risma zu diesem Vorgang bereits angelegt ist, erscheint die Abfrage, ob die Beauftragung mit einem bestehenden Auftrag zusammen geführt werden soll:
Für verschiedene Beauftragungen werden ggf. noch weitere Fenster zur Arbeitserleichterung angezeigt (Beispiel Provinzial):
Alle schaden-relevanten Daten (Schadendaten, Versicherungsangaben, Fahrzeugdaten) werden übernommen und die Kalkulation kann vorgenommen werden. Ggf. sind weitere Angaben erforderlich. Diese werden wie gewohnt in den C@risma-Auftrag eingepflegt.
Versand eines Kostenvoranschlages
Nach einer Kalkulation, Schadendokumentation (Bilder) etc. kann auf dem Reiter Versicherung, Untereiter Schadenabwicklung zunächst ein Kostenvoranschlag gesendet werden:
Dieser Reiter wird entsprechend dem Stand der Abwicklung (Versicherung hat Reparaturfreigabe erteilt usw.) mit Vorgangsangaben versehen. Per Klick auf Senden erscheint ein Dialogfenster mit der Möglichkeit weitere Optionen auszuwählen und Anhänge beizufügen:
Nach Abschluss der Übertragung wird der Vorgang bestätigt:
Ein weiterer Reiter bei diesen Aufträgen wird rechts neben dem Reiter Versicherung angezeigt: Leistungsübersicht:
Per Knopf Reparaturauftrag anzeigen/drucken kann der durch die Versicherung erteilte Auftrag angezeigt und ausgedruckt werden. Der Knopf Schnellansicht öffnet ein Fenster mit der Möglichkeit in einer einzigen Maske die für die Beauftragung wichtigen Daten einzusehen und abzuändern. Dies ist z.B. für einen etwaig später zu berechnenden Ersatzfahrzeug wichtig.
Digitaler Rechnungsversand
Für den digitalen Rechnungsversand ist ein kostenpflichtiges Modul erforderlich. Eine Reparatur-Rechnung wird automatisch als PDF erzeugt und ohne Zwischenschritte übertragen. Zusätzlich werden die Daten in strukturierter Form mit geliefert.
Da alle Vorgangsdaten digital vorhanden sind, ist eine automatische Prüfung und somit eine umgehende Zahlung des Rechnungsbetrags möglich. Ein Postversand entfällt ebenso wie ein unsicherer E-Mail-Versand. Der Datenaustausch ist jederzeit nachvollziehbar und erfolgt ohne Verzug.
Der Ablauf erfolgt analog dem eines Kostenvoranschlags. Im Reiter Versicherung, Unterreiter Schadenabwicklung wird nach einem Klick auf Senden in dem sich öffnenden Fenster unter „Was senden?“ die digitale Rechnung angewählt:
Alle möglichen Optionen für den digitalen Rechnungsversand werden über einen integrierten Assistenten abgefragt und erledigt.
Mit OK wird der Assistent geschlossen und der eigentliche Versand mit einem Klick auf Senden abgeschlossen. In einigen Betrieben wird der Versand zentral von einem bestimmten Rechner aus vorgenommen – dafür ist die Option An Mailmanager vorhanden. Diese Vorgänge werden erst gesammelt und später abgeschlossen bzw. versendet.